Departament de Ciència i Enginyeria de Materials

Comparteix:

Gestió de Viatges

 

 

  1. Aquest tràmit és de compliment obligatori per a viatges que s'imputin a projectes del CTT.

QUAN QUI QUÈ
PREVI
AL
VIATGE		 VIATGER 1) Introduir a la Base de dades per a despeses de Viatge (Aplicatiu CTT) les dades imprescindibles per identificar el viatge i les corresponents al projecte de la despesa
> Els passos de l'aplicatiu es troben al document «Resum de l'aplicatiu de viatges»
2) Descarregar des de l'aplicatiu el document pdf «Autorització de Viatge» que s'haurà activat, un cop guardades les dades imprescindibles del viatge.
3) Signar sobre el document «Autorització de Viatge» (doc. en paper) i recollir la signatura del responsable del projecte. En paral·lel ja es pot contactar amb les agències autoritzades per sol·licitar les ofertes.
4) Enviar el document «Autorització de Viatge» al gestor econòmic de l'Àrea de recerca de la UTG (original o escanejat).
Gestor
Econòmic
UTG		 5) Comptabilitzar el document «Autorització de Viatge», que genera el número de document D/DJ...
6) Comunicar el número del document D/DJ al viatger
VIATGER 7) Fer comanda definitiva del bitllet de locomoció a l'agència de viatges, aportant el número D/DJ.
DURANT EL
VIATGE		 VIATGER 8) Recollir els comprovants de totes les despeses generades i enviar-los al gestor econòmic de l'Àrea de recerca de la UTG, en el temps més breu possible.
DURANT I
POST
VIATGE		 Gestor
Econòmic
UTG		 9) Revisar els documents de despesa
10) Introduir a l'aplicatiu les despeses justificades
11) Comptabilitzar les despeses
12) Fer el seguiment dels pagaments
13) Fer el seguiment de les justificacions
14) Formalitzar la bestreta, si n'hi ha.
15) Justificades totes les despeses i acabat el viatge, descarregar en pdf el doc «Liquidació de viatge», fer-lo signar al viatger i al responsable del projecte

 

 2. Per viatges NO vinculats a projectes de Recerca.

QUAN QUI QUÈ
PREVI
AL
VIATGE		 VIATGER 1) Hauràs de sol·licitar l’autorització de viatge que hauràs de fer arribar a l'USD per gestionar la signatura del director del departament . Trobaràs el model al portal per al personal: https://portal.personal.upc.edu/rrhh/PDI/Informacio_General/Permisos_act
2) L’autorització de viatge l’hauràs de fer arribar al Servei de Personal pel seu coneixement i perquè puguin tramitar-te la cobertura sanitària durant el desplaçament.
3) La reserva de transport i d’allotjament s’haurà de realitzar a través de les agències que tenen acord amb la UPC (consultar guia de compres de viatges UPC)
4) En cas del transport, tren o avió, és aconsellable que sigui la persona que viatja qui contacti amb les agències per així poder quadrar dies i hores dels desplaçaments. L’agència també demana, en aquest cas, les dades personals del viatger tal i com consten en el DNI o NIE. Un cop tinguis concertat el transport s'ha de fer arribar a la major brevetat possible a la unitat de suport econòmic de la teva UTG la reserva per poder gestionar el pagament i la reserva definitiva amb l’agència de viatges.
DURANT EL
VIATGE		 VIATGER 5) Recollir els comprovants de totes les despeses generades.

POST
VIATGE		 Gestor
Econòmic
UTG		 6) A la tornada del viatge i per poder realitzar l’abonament de les despeses hauràs de fer arribar a la unitat de suport econòmic de la teva UTG els originals dels tiquets o factures i de les targetes d’embarcament juntament amb la liquidació de viatge emplenada i signada que podràs descarregar-te omplint-la a l'aplicatiu indicant que no és un projecte CTT. En aquesta liquidació de viatge s'haurà de fer constar tant les despeses pagades pel viatger con les despeses pagades per a la Universitat (transport, allotjament). En cas que el pagament s'hagi fet amb targeta de crèdit, s'haurà d'adjuntar el justificat del pagament de l'entitat bancaria.

 

En tots els viatges, caldrà que tingueu en compte aquesta informació sobre la cobertura sanitària.

 

 

3. Impresos i enllaços relacionats.